Enter your keyword

post

HUKUK BÜROSU İŞLEYİŞİ İÇİN PLANLAMA YAPMA VE SİSTEM KURMA

Top view business contract form with coffee eyeglasses car calculator pen with magnifying glass on wooden background. Free Photo

HUKUK BÜROSU İŞLEYİŞİ İÇİN PLANLAMA YAPMA VE SİSTEM KURMA

Hukuk bürosunda yeni işler ve mevcut işlerin gereklilikleri yerine getirilirken planlama yapılması zarurettir. Özellikle yıllık olarak dosyaların, gelirlerin ve giderlerin ortaya konulması, bir önceki yılın istatistikleri ile gelecek yılın planlamaları yapılmalıdır.

Bu tür planlar yapılırken büroda çalışan herkesin plana dahil edilmesi gerekir. Plana uygun hareket etmek zor olsa da sabır ve dikkat ile planlamaya uymaya gayret edilmelidir. Yıl sonunda plan ile yapılanlar karşılaştırılmalı ve  bir sonraki yılın planı daha isabetli yapılmalıdır.

Bu bahsettiğimiz konu ile ilgili araştırma yaptığımızda önümüze Gantt çizelgesi gelmektedir. Henry Gantt tarafından tasarlanan, iş yönetimden zaman planlamasını sağlayan bir diyagramdır. Proje yönetiminde kullanılan Gantt çizelgesi avukatlık bürolarının planlamalarını yaparken işine yaraması muhtemel argümanlardan biridir. Büro olarak plana uygun hareket edip etmediğim

Büro olarak plan ve hedefleri haftalık ve aylık periyodlarda gözden geçirmek gereklidir. İşlerin yapılması ve takibi için her büroda belli bir iş politikası ve sistemi olmalıdır. Sistem bir prosedür geliştirmek ve sorunlara anlık çözümler yerine önceden belirlenmiş kurallara göre çözüm üretmektir. Her işte tüm süreçler yeniden ele alınmamalı ve kurum hafızası oluşmalıdır. Sistemsiz bir büroda anlık değişimler, kriz durumları ve sık hatalar meydana gelmektedir. Sadece hafızaya göre işlemlerin halledilmesi beraberinde birçok mesleki malpraktise neden olur. Büro içinde tecrübe ve uzmanlıkların yeni gelenlere aktarılması gerektiği gibi birlikte çalışanların da tecrübelerini paylaşmaları gerekir.

Çarşanbalı Hukuk Bürosunda bir işi yaparken geçtiğimiz süreçler şunlardır :

Üstlendiğimiz dosyalarda takip ettiğimiz süreçler

Müvekkille görüşmek ve sorunların tam tespiti (İlk görüşme kurucu avukat tarafından yapılır ve sonraki görüşmeler sorumlu avukat koordinasyonunda sorumlu avukat ve stajyer avukatlar tarafından yapılır ve kurucu avukata raporlanır)

Dökümanların ve delilerin toplanması (Bu aşama öncesi büro içinde çalışma yapılır ve sorular tespit edilerek sorumlu avukat ve stajyer avukat çalışma yaparlar)

Sahaya gidilerek yerinde olayın anlaşılmasının sağlanması (Sahadan bilgi toplanması için sorumlu avukat ve stajyer avukat ve gerektiğinde idari personel sahaya gitmektedir)

Taslak oluşturma ve hukuki araştırmaların yapılması (Büro içinde görüşmeler yapılar ve taslak sorumlu avukat tarafından oluşturulur ve kurucu avukat katkıları ve revizyonu ile tamamlanır)

Dilekçenin onaydan geçirilmesi ve gönderilmesi (Kurucu avukat revize ve değişim hakkını saklı tutarak dilekçeyi onaylar ve gönderilmesi için sistemden yazar ve takvim kaydı oluşturur)

Sistem nasıl olmalıdır :

Çarşanbalı Hukuk Bürosu olarak kurduğumuz sistem şöyle işlemektedir :

  • Dijital ortamda (Google Drive) ve (nadir de olsa) fiziki ortamda tek tip dosyalarma
  • Her iş için slack üzerinden ayrı bir kanal açarak tüm görüşmelerin o kanal içinde yapılması ve takibi
  • Her dosya için sorumlu avukat ve stajyer avukat atanması
  • Bir işin her kısmının takvime işlenmesi ve her personel için ana takvime bağlı bir iş takvimi oluşturulması
  • Haftalık her avukatın sorumlu olduğu dosyaları kontrol etmesi
  • Kurucu avukat ile sorumlu avukatların haftalık gözden geçirme toplantısı yapması
  • Büro işleyişini anlatan bir el kitabı ile yeni gelen personelin oryantasyonu yapılması ve bir günlük işleyişin pratik olarak anlatılması

Bir avukatlık bürosuda :

İşlerin yapım sırası ve usulü

Kontrol tarihleri ve kontrol sonucunun hangi platform üzerinden gönderileceği

Deneyim aktarımı

Takvim yönetimi

Dava programları

Ofise gerekli malzemelerin satın alınması

Herkesin uyması gerekli olan iş yapım, satın alım, prosedürleri içeren el kitabı olmalıdır.

AVUKATLIK ATÖLYESİ

Kurucu Av.Şahin Çarşanbalı

“Avukatlık Atölyesi Çarşanbalı Hukuk Bürosu girişimidir”

Bir yanıt yazın

Your email address will not be published.